Bagaimana Anda Mempertahankan Data Digital Selamanya? Ini tidak mudah

pusat data googlePusat data Google: Data Anda mungkin bertahan lebih lama di cloud. Google Humanity mengunggah sekitar dua miliar foto setiap hari. 300 jam video yang mengejutkan diunggah ke YouTube setiap menit. Sebagian besar dari kita membuat file digital di tempat kerja dan untuk proyek pribadi kita. Dunia digital kita berkembang sepanjang waktu.

Tetapi apakah data digital itu memiliki umur simpan? Bagaimana kita memastikan bahwa file digital kita yang paling berharga disimpan dan dapat diakses saat kita membutuhkannya? Apa yang terjadi pada mereka ketika kita tidak dapat lagi mengaksesnya sendiri melalui penyakit atau kematian?

Di dunia fisik tidak ada perbedaan antara penyimpanan dan pelestarian. Anda mungkin memiliki sekotak foto atau kertas tua di loteng milik kakek buyut Anda, dan, asalkan disimpan dalam kondisi yang baik, mereka masih bisa dibaca sampai sekarang. Hal yang sama tidak berlaku untuk data digital.

“Pelestarian benar-benar tentang akses jangka panjang,” jelas Dr. Micah Altman, Direktur Riset dan Kepala / Ilmuwan, Program Ilmu Informasi untuk Perpustakaan MIT, “Ini tentang berkomunikasi dengan masa depan di beberapa titik.”

Ancaman kerugian

“Salah satu ancamannya adalah kegagalan media. Hard drive gagal, DVD gagal, atau disk tidak dapat dibaca, "kata Dr. Altman," Ancaman lain adalah Anda dapat melihat bit, tetapi Anda tidak dapat lagi mengetahui apa artinya karena tidak ada perangkat lunak yang tersedia. akan membuat dokumen itu. Anda mungkin memiliki file Microsoft Word yang Anda tulis 15 tahun yang lalu dan tampaknya baik-baik saja, tetapi saat Anda membukanya, Anda mungkin tidak dapat memahami apa yang dikatakan karena format tersebut tidak didukung lagi. ”

Media yang dijual ke konsumen sebenarnya tidak dibangun untuk penyimpanan jangka panjang.

Kami berasumsi bahwa file digital akan bertahan selamanya, karena tidak terdegradasi, tetapi media tempat kami menyimpannya dapat dan melakukannya.

“Media yang berbeda memiliki umur simpan yang sangat bervariasi,” jelas Dr. Altman, “Dimungkinkan untuk mendapatkan media optik arsip dan menulisnya secara profesional, sehingga Anda akan mengharapkannya bertahan 100 tahun, jika disimpan di tempat yang tepat . Tapi merekam pada hal-hal lain seperti hard drive acak, CD, atau flash drive dan menyimpannya di rak, dan Anda dapat kembali dalam tiga tahun untuk menemukan degradasi data yang signifikan. ”

Anda dapat secara drastis memengaruhi kemungkinan umur simpan dengan menyimpan barang dengan benar. Jika Anda meletakkan CD di bagian belakang lemari Anda di tempat yang relatif dingin dan kering, itu akan bertahan lebih lama daripada jika Anda meninggalkannya di bawah sinar matahari atau di tempat yang lembab. Dalam kondisi lingkungan yang salah dapat rusak dalam waktu satu tahun, atau bahkan sebulan.

Tidak semua penyimpanan dibuat sama

“Salah satu tantangannya adalah bahwa media yang biasanya dijual kepada konsumen, seperti hard drive di komputer, tidak benar-benar dibuat untuk penyimpanan jangka panjang,” Dr. Altman berkata, “Bukan itu yang dirancang. Mereka dirancang untuk masa operasi mungkin tiga, empat, atau lima tahun. ”

Siapapun yang pernah mengalami kegagalan hard drive tahu itu dengan sangat baik. Ada juga banyak variasi dalam kualitas hard drive, dan disc diproduksi secara berkelompok. Beberapa merek dan bets bertahan lebih lama dari yang lain.

Anda dapat membeli cakram optik kualitas arsip yang dirancang untuk tahan 100 tahun. Sony dan Panasonic telah mengerjakan standar Archival Disc. Ada juga opsi seperti M-Disc (Millennial Disc) yang diklaim dapat bertahan hingga 1.000 tahun, tetapi, seperti yang Anda duga, harganya jauh lebih mahal daripada disk biasa. Anda juga akan memerlukan perangkat keras yang tepat untuk membacanya di masa mendatang, dan tidak ada yang tahu betapa sulitnya mendapatkan pemutar DVD seabad dari sekarang.

badai Pasti Berlalu

“Membuat cadangan pada disk terpisah, atau flash drive, atau tape cadangan - semua ini baik-baik saja, tetapi Anda harus melakukannya setiap bulan dan memperbaruinya,” saran Dr. Altman, “Bahkan lebih baik akan menggunakan sistem cadangan penyimpanan cloud dan secara otomatis mengambil barang dan mengunggahnya ke server eksternal. Biasanya, ini tidak ada di sistem penyimpanan offline, melainkan penyimpanan online, jadi mereka direplikasi dalam beberapa cakram berputar, dan layanan penyimpanan cloud yang baik akan memeriksa salinannya secara teratur. ”

Jika Anda menggunakan rute cloud, maka Anda mengalihkan beban untuk mencari tahu cara menyimpan data Anda ke penyedia cloud Anda. Pilih yang bagus, dan mereka akan menyimpan banyak salinan file Anda pada teknologi yang sering diperbarui. Anda juga dapat mengatur jadwal pencadangan dan melupakannya. File Anda akan aman jika terjadi pembobolan atau kebakaran di rumah Anda yang mungkin menghapus data yang disimpan secara lokal.

Anda harus membayar biaya berlangganan, tetapi jika Anda ingin ketenangan pikiran tentang data Anda, Anda mungkin merasa itu bermanfaat. Beberapa layanan yang direkomendasikan Dr. Altman adalah Backblaze dan CrashPlan, karena mereka menerapkan praktik terbaik dan transparan tentang apa yang dilakukannya.

Kegagalan penyimpanan cloud

Sayangnya, penyimpanan cloud bukanlah metode pengawetan yang sangat mudah, dan Anda menaruh banyak kepercayaan pada penyedia yang Anda pilih.

"Mereka bisa bangkrut," kata Dr. Altman, "Atau mereka bisa secara tidak sengaja mengirim pesan kartu kredit Anda yang sudah kedaluwarsa ke email yang salah dan akhirnya membatalkan akun Anda, atau seseorang dapat mengklaim bahwa Anda memiliki materi berhak cipta dan mereka bisa mendapatkan perintah pengadilan . ”

pusat data googlePusat data Google: Cobalah untuk menyimpan data Anda di beberapa lokasi untuk melestarikannya. Google Google

Anda dapat mengurangi risiko tersebut dengan menggandakan layanan dan menggunakan dua solusi penyimpanan cloud, karena kemungkinan masalah simultan di dua perusahaan independen jauh lebih rendah.

Ada juga pertanyaan privasi yang perlu dipertimbangkan. Banyak penyedia penyimpanan cloud memiliki kebijakan privasi yang sulit dipahami.

“Privasi adalah alasan lain mengapa Anda mungkin ingin mengelola sesuatu secara lokal,” Dr. Altman menjelaskan, “Jika Anda benar-benar khawatir, Anda mungkin memilih untuk mengenkripsi sesuatu sebelum menyimpannya di mana pun. Itu mungkin salah satu cara terbaik untuk melindungi data tersebut dari akses dan penggunaan orang lain, tetapi dari sudut pandang preservasi - jika Anda kehilangan kunci enkripsi maka Anda telah kehilangan datanya. ”

Hal-hal yang ingin Anda sampaikan, harus dalam format standar.

Masalah lain dengan akun cloud adalah akses. Jika Anda mengalami kecelakaan, penyakit serius, atau kehilangan akal sehat ini, bagaimana keluarga Anda akan mendapatkan akses ke akun cloud Anda? Berapa lama sebelum akun Anda dihapus? Secara hukum, sulit bagi anggota keluarga untuk menangani hal ini pada saat yang sudah sangat sulit.

“Memiliki beberapa rencana untuk apa yang terjadi pada akun Anda ketika Anda tidak dalam posisi untuk mengaksesnya sangat penting dalam dunia digital yang kita tinggali sekarang,” saran Dr. Altman.

Anda mungkin ingin membagikan pengelola kata sandi Anda dengan seseorang dan membuat ketentuan untuk file digital Anda sesuai keinginan Anda.

Format juga penting

“Bahkan jika Anda meletakkan barang-barang Anda di Google dan Amazon, dan Anda memberikan salinan penyimpan kata sandi Anda kepada anak-anak atau pengacara Anda, beberapa dari file tersebut akan sulit untuk dibaca dan dipahami nanti,” jelas Dr. Altman, “ Anda mungkin berpikir, untuk hal-hal yang Anda benar-benar ingin pastikan Anda sampaikan, tentang membuat beberapa salinan standar. Hal-hal yang dapat dilihat secara langsung di browser web tanpa plug-in, seperti file JPEG. Kualitas gambar mungkin tidak terbaik, tetapi mungkin mudah dirender berdasarkan standar terbuka. ”

Dua format lagi yang dia rekomendasikan adalah TIF dan PDF-A. Anda dapat menemukan daftar spesifikasi format yang direkomendasikan yang benar-benar terperinci untuk melestarikan data di situs web Library of Congress.

“Aturan praktisnya adalah sesuatu yang Anda tampilkan di browser web tanpa terhubung ke Internet atau memasang plugin tambahan, kemungkinan besar dapat dibaca untuk waktu yang lama,” kata Dr. Altman.

Akhir kata

Tidak ada jawaban pasti tentang bagaimana memastikan file digital Anda bertahan selamanya, tetapi Anda dapat melindungi taruhan Anda dan menghasilkan strategi multi-cabang untuk memberi data Anda peluang terbesar untuk bertahan hidup.

“Saya akan merekomendasikan meluangkan waktu untuk meneliti layanan penyimpanan cloud. Pilih dua yang independen. Memiliki pengelola kata sandi atau pengelola akun. Miliki rencana untuk siapa yang akan menangani aset digital Anda jika sesuatu terjadi pada Anda, apakah itu putra atau putri Anda, atau pengacara Anda, tetapi miliki rencana suksesi yang eksplisit, "kata Dr. Altman," Beberapa hal yang sangat penting , yang ingin Anda simpan, taruh dalam format digital seperti TIF atau GIF atau PDF-A, sehingga lebih tahan lama daripada file rata-rata. Buat banyak salinan dan bagikan dengan orang yang Anda percayai. ”