Cara Mencadangkan Email, Kontak, dan Lainnya di Outlook

cara menghapus pengguna di Macracorn / 123RF Bagi banyak profesional, Microsoft Outlook adalah pusat alur kerja mereka. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa file aplikasi - catatan email, kontak, dan kalender Anda - dicadangkan secara berkala ke lokasi yang aman. Demikian juga, jika Anda pindah ke PC baru, jauh lebih mudah untuk memuat ulang satu file daripada melalui proses yang membosankan untuk mengatur akun email Anda lagi. Untungnya, Outlook mempermudah pencadangan akun dan pengaturan Anda secara manual, dan mengimpor ulang untuk memudahkan pengaturan. Panduan di bawah ini berlaku untuk Office 2010, Office 2013, dan Office 2016.

Mencadangkan file Anda

Langkah 1:  Untuk mulai membuat cadangan file Anda di Outlook 2013 dan 2016, klik menu File dan pilih  Buka & Ekspor  dari menu sebelah kiri.

prospek-buka-dan-ekspor Mark Coppock / Digital Trends

Langkah 2:  Klik tombol  Impor / Ekspor  untuk membuka Wisaya Impor dan Ekspor, yang juga akan mengeluarkan Anda dari sistem menu yang mudah disentuh - sebaiknya memiliki keyboard dan mouse atau touchpad konvensional untuk langkah-langkah berikut. Di Outlook 2010, klik File,  pilih  Options,  dan klik  Advanced .

prospek-ekspor-impor Mark Coppock / Digital Trends

Langkah 3:  Klik Ekspor untuk membuka wizard. Langkah-langkah berikut ini identik untuk ketiga versi Outlook.

Outlook ekspor ke file Michael Crider / Digital Trends

Langkah 4:  Pilih Ekspor ke file  dari daftar tindakan dan klik Berikutnya,  yang akan menghasilkan dua opsi. Pilih File Data Outlook (.pst),  dan klik Berikutnya lagi. Di layar berikutnya, pilih file dan folder yang ingin Anda cadangkan. Sering kali, Anda ingin membuat cadangan lengkap file untuk satu akun. Untuk melakukan ini, cukup klik alamat email yang terkait dengan akun tersebut, item pertama dalam daftar, dan klik Berikutnya . Pastikan bahwa Sertakan subfolder dicentang sehingga Anda menangkap semua informasi.

Outlook pilih folder Michael Crider / Digital Trends

Langkah 5:  Jika Anda ingin lebih mengontrol apa yang dicadangkan, klik folder email satu per satu, bagian Kontak atau Kalender, atau opsi lain apa pun dalam daftar. Secara default, semua folder dalam folder yang dipilih akan dicadangkan juga. Untuk menonaktifkan perilaku ini, hapus centang pada kotak bertanda sertakan subfolder . Untuk menghapus pesan email tertentu dari cadangan, seperti email yang dikirim ke atau dari alamat pribadi Anda, klik filter . Pada layar ini, Anda dapat membuat pencarian berdasarkan kata, subjek atau kolom isi, ke atau dari alamat, atau waktu. Filter yang lebih canggih, termasuk ukuran, bendera, dan peringkat kepentingan, tersedia melalui tab Pilihan M ore dan Lanjutan . Setelah Anda selesai mengatur filter Anda, klikOK untuk kembali ke menu ekspor.

Outlook-export-filter Mark Coppock / Digital Trends

Langkah 6:  Layar berikutnya memungkinkan Anda memilih lokasi dan nama file cadangan Anda. Klik Browse , lalu navigasikan ke folder yang Anda inginkan, beri nama file, dan klik OK . Jendela browser kemudian akan ditutup.

Outlook desktop Michael Crider / Digital Trends

Langkah 7:  Klik Selesai . Anda dapat menambahkan kata sandi ke file ini untuk keamanan ekstra, atau biarkan kedua bidang kosong jika Anda tidak ingin menetapkan kata sandi. Kemudian, klik OK untuk membuat file cadangan. Ingatlah bahwa mungkin perlu beberapa detik jika Anda memiliki banyak email yang disimpan di Outlook.

Mengelola cadangan

File PST yang baru saja Anda buat dapat dipindahkan atau disalin seperti file lainnya. Ini membuatnya mudah untuk disimpan dengan aman; cukup masukkan ke drive USB, seret ke hard drive eksternal, atau unggah ke cloud untuk menyimpan catatan email Anda secara fisik terpisah dari komputer. Ketahuilah bahwa file tersebut cukup besar - 1.000 email berjumlah sekitar 100MB, dalam pengujian kami - sehingga Anda mungkin tidak dapat mengirimkannya melalui saluran biasa.

Ingatlah bahwa ini bukan file langsung, artinya ini tidak akan merekam atau mencadangkan email apa pun yang Anda terima atau kirim setelah  Anda membuatnya. Untuk file yang lebih baru, Outlook secara otomatis menyimpan email Anda dan pengaturan lainnya dalam file PST di folder Dokumen> File Outlook di bawah nama pengguna Anda. File ini selalu mutakhir, tetapi karena disimpan secara lokal, rentan terhadap kegagalan. Anda dapat mengurangi risiko kehilangan email, item kalender, dan kontak terbaru dengan mengatur program cadangan atau penyimpanan cloud untuk memantau folder File Outlook.

Mengimpor cadangan

Langkah 1:  Proses mengimpor file cadangan PST mirip dengan membuatnya. Di Outlook 2013 dan 2016, klik File di jendela Outlook utama dan pilih  Buka & Ekspor dari sejumlah opsi. Kemudian, pilih  Impor / Ekspor untuk membuka Panduan Impor dan Ekspor. Di Outlook 2010, klik File , pilih Open , ”dan klik  Import . Langkah-langkah di bawah ini berlaku untuk ketiga versi Outlook.

impor prospek Michael Crider / Digital Trends

Langkah 2:  Klik Impor dari program atau file lain , diikuti oleh  Berikutnya . Setelah itu, pilih  File Data Outlook dan klik Berikutnya  lagi.  Klik Jelajahi , dan navigasikan ke file yang ingin Anda impor, baik di mesin lokal Anda, perangkat eksternal, atau di suatu tempat di jaringan yang terhubung. Di area Opsi , Anda dapat memilih untuk mengganti email dan kontak duplikat dengan item yang diimpor, mengizinkan duplikat dibuat, atau tidak mengimpor duplikat.

opsi impor prospek Michael Crider / Digital Trends

Langkah 3:  Jika cadangan yang Anda impor lebih baru daripada email yang saat ini Anda miliki di Outlook, pilih Ganti duplikat . Jika cadangan lebih lama dari email saat ini di Outlook, pilih Jangan impor duplikat . Biasanya tidak perlu memilih Izinkan duplikat dibuat  kecuali Anda tahu Anda memerlukan informasi spesifik dari file lama dan baru. Klik Berikutnya saat Anda siap untuk melanjutkan.

folder impor pandangan Michael Crider / Digital Trends

Langkah 4: Pada layar ini, pilih folder mana yang akan diimpor dan ke mana Anda ingin mengimpornya. Jika Anda mengimpor informasi dari satu akun, cukup klik File Data Outlook . Anda juga dapat memilih folder individu atau memfilter file, seperti di bagian atas. Klik Selesai  saat Anda siap, dan jika diminta, masukkan kata sandi yang terkait dengan file Anda. Itu dia! Email Anda dan pengaturan lainnya akan muncul di Outlook setelah proses impor selesai.