Cara Menggunakan Google Docs - Tip, Trik, dan Nasihat Ahli

Google Docs adalah produk Google berbasis cloud dengan semua fitur yang Anda butuhkan untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen. Tidak seperti aplikasi pembuatan dokumen Microsoft yang terkenal, Google menawarkan rangkaian aplikasi yang dirancang untuk pengguna yang bekerja online. Integrasi dengan kapabilitas penyimpanan cloud Google Drive memungkinkan Anda mengakses dan mengerjakan dokumen Anda dari mana saja.

Beralih ke Google Dokumen dapat menjadi tugas yang menakutkan karena ada banyak fitur baru yang dapat ditemukan, dan antarmuka pengeditan dokumen mungkin terlihat asing.

Anda dapat memulai Google Docs dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, dan mempelajari lebih lanjut tentang berbagai fitur alat ini akan membantu Anda menjadi ahli Google Docs dalam waktu singkat.

Langkah 1: Menyiapkan akun Google Anda

Menggunakan Google Docs mengharuskan Anda untuk mendaftar akun Google. Ini gratis untuk melakukannya, dan akun Anda juga memberi Anda akses ke Gmail, Google Maps, dan YouTube, serta seluruh rangkaian Drive.

Untuk membuat akun Google, buka halaman pendaftaran. Masukkan informasi Anda - termasuk nama, alamat email, dan tanggal lahir Anda - dan klik Langkah Berikutnya.  Baca Kebijakan Privasi dan Persyaratan Layanan dan tekan Saya Setuju . Selamat! Anda sekarang memiliki akun Google. Jika Anda sudah memiliki akun, masuk saja seperti biasa.

Buat tangkapan layar laman web Akun Google tangkapan layar

Langkah 2: Meluncurkan Google Docs

Ada beberapa cara untuk mengakses Google Docs, bergantung pada perangkat Anda. Anda dapat mengunduh aplikasi dari App Store atau Google Play, atau klik ikon Aplikasi di pojok kanan atas beranda Google (diwakili oleh sembilan kotak). Anda kemudian harus mengklik tombol Dokumen - Anda mungkin harus mengklik Lainnya  di menu pop-up untuk melihatnya.

Atau, Anda dapat menavigasi ke Google Drive dan memilih Google Dokumen  dalam  menu Drive Saya  di bagian atas, atau pilih Google Dokumen setelah Anda mengklik Baru di sisi kiri halaman. Opsi terakhir adalah menavigasi langsung ke Google Docs. Setelah Anda meluncurkan aplikasi web, Anda akan siap untuk membuat dokumen.

Langkah 3: Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen baru, klik halaman kosong dengan tanda tambahan multiwarna di dalamnya, yang terletak di pojok kiri atas halaman utama Google Docs. Jika Anda tidak dapat menemukan menu ini, gulir ke atas atau klik ikon tanda plus warna-warni di pojok kanan bawah layar Anda. D

Tangkapan layar Google Dokumen tangkapan layar

Jika Anda membuat dokumen dari Drive, memilih Google Docs  setelah menekan New akan secara otomatis membuat dokumen kosong. Jika Anda mengklik panah kecil yang menghadap ke kanan di samping Google Docs , Anda bahkan dapat memilih untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang disediakan. Ada beragam pilihan, termasuk resume, surat bisnis, dan pilihan template pihak ketiga. Anda bahkan dapat mengunggah file .doc atau .docx yang ada ke Drive Anda dengan mengeklik  Baru , diikuti dengan  Unggahan file .

Langkah 4: Mulai bekerja

Setelah Anda membuat dokumen, Anda bisa mulai bekerja. Klik  Dokumen tanpa judul di sudut kiri atas untuk menambahkan judul ke dokumen Anda. Anda juga dapat menyesuaikan jenis font, ukuran teks, dan banyak lagi melalui toolbar di bagian atas halaman. Jika Anda tidak dapat melihat judul atau bilah menu di bagian atas halaman, opsi tersebut mungkin tersembunyi. Jika demikian, klik panah yang menghadap ke bawah di pojok kanan atas untuk menampilkannya.

Karena Anda bekerja dalam browser Anda, setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen Anda akan disimpan secara otomatis. Jika Anda melihat ke kanan opsi Bantuan di bagian atas layar, Anda akan melihat Menyimpan… atau Semua perubahan disimpan di Drive . Tunggu pesan kedua muncul sebelum keluar, hanya untuk memastikan semua pekerjaan Anda telah disimpan. Untuk menampilkan Riwayat Versi dokumen yang ada, klik Menyimpan… atau Semua perubahan disimpan di Drive , yang memungkinkan Anda untuk meninjau perubahan.

Cara membagikan barang Anda

Untuk membagikan dokumen Anda dengan orang lain, klik tombol Bagikan  berwarna biru  di pojok kanan atas dokumen yang ingin Anda bagikan. Tombol tersebut akan terselip di antara gambar Anda - dengan asumsi Anda telah menambahkan satu gambar ke akun Google Anda - dan ikon komentar. Setelah itu, undang pengguna lain dengan memasukkan alamat email yang sesuai di jendela yang muncul.

Orang yang Anda bagikan dapat mengedit, melihat, atau mengomentari dokumen bergantung pada izin yang Anda berikan kepada mereka. Ini dapat diubah dengan mengetuk menu langsung di sebelah kanan bidang alamat kosong. Jika Anda ingin membagikan dokumen dengan orang lain menggunakan selain email, klik Dapatkan link yang dapat dibagikan di bagian atas jendela Bagikan. Tautan kemudian akan muncul tepat di bawah (itu juga akan disalin ke clipboard Anda).

Jika Anda mengeklik  tombol Lanjutan di pojok kanan bawah jendela ini, Anda juga dapat berbagi file melalui Gmail, Google+, Facebook, atau Twitter, tetapi Anda harus menjadikan dokumen Anda publik. Google Docs menyetel pengaturan privasi ke Pribadi secara default, tetapi Anda selalu dapat mengeklik tombol Ubah  biru  di tengah jendela Lanjutan (di bawah Siapa yang dapat mengakses ) untuk menyesuaikan pengaturan privasi Anda.

Gunakan fungsi komentar dan obrolan

Dengan Google Docs, Anda dapat melihat dalam waktu nyata saat orang lain membuat perubahan pada dokumen. Dengan mengklik tombol Komentar di sudut kanan atas layar Anda, Anda atau siapa pun yang ada di dalam dokumen dapat memulai diskusi tentang proyek Anda. Anda juga dapat melihat pengguna mana yang sedang melihat dokumen menggunakan rangkaian lingkaran yang terletak di sebelah kiri tombol Komentar . Jika tidak ada orang selain Anda yang melihat halaman tertentu, tidak akan ada yang muncul di sini.

Anda juga dapat mengatur setiap dokumen sehingga Anda menerima pemberitahuan ketika orang-orang mengubahnya, menyebut nama Anda, atau berinteraksi dengan salah satu komentar Anda. Notifikasi dapat menjadi alat yang berguna untuk berkolaborasi dengan banyak orang. Ini ideal saat bekerja dengan kelompok yang tidak berada di ruang fisik yang sama. Jika karena alasan tertentu, Anda tidak ingin pengguna memiliki opsi untuk menambahkan komentar ke dokumen tertentu, Anda juga dapat mengubah mode pengeditan (lebih lanjut tentang itu di bagian selanjutnya).

Kenali berbagai mode pengeditan

Tepat di bawah tombol Bagikan terdapat opsi untuk melihat, menyarankan pengeditan, dan mengedit dokumen. Sementara opsi Pengeditan memungkinkan Anda mengedit, Menyarankan memungkinkan Anda untuk merekomendasikan perubahan. Melihat memungkinkan Anda untuk melihat atau mencetak file Anda. The Menunjukkan pilihan adalah mirip dengan fungsi Track Changes di Word. Ini akan menunjukkan modifikasi yang dilakukan pada dokumen dengan warna hijau. Kemudian, pengguna lain dapat menyetujui atau menolak hasil edit ini sebelum menjadi bagian dari draf akhir. Meskipun Anda tidak menggunakan mode Menyarankan , Anda selalu dapat melihat riwayat revisi dokumen dengan membuka File> Riwayat versi> Lihat riwayat versi .

Tangkapan layar Riwayat Revisi Google Dokumen tangkapan layar

Cobalah jenis dokumen yang berbeda

Google Drive memiliki lebih banyak penawaran selain dokumen teks. Slide, misalnya, adalah versi Google dari Microsoft PowerPoint, dan Anda dapat berkolaborasi dalam presentasi dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan Dokumen. Slide juga dapat berfungsi sebagai presentasi mandiri - dan Anda dapat mengunci hasil edit sehingga pemirsa hanya dapat melihat, bukan memodifikasi. Alat lain, Sheets, adalah Microsoft Excel. Seperti Excel, Spreadsheet memungkinkan pengguna membuat rumus, memanipulasi data, dan berbagi pembaruan secara real-time.

Meskipun tidak selalu seluas Office 365 dalam hal fungsionalitas, G Suite adalah cara yang berguna dan nyaman untuk membuat konten secara online. Mungkin keuntungan terbesar dengan Google Dokumen dan keseluruhan G Suite adalah bahwa Google Docs gratis untuk digunakan. Kami juga suka bahwa semua konten Anda dapat ditayangkan secara online (atau secara lokal, jika Anda mau). Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat akun Google untuk memanfaatkan semua keuntungan.