Google Drive adalah solusi penyimpanan cloud dengan penyimpanan 15GB yang tersedia untuk paket gratis dan berbayar dengan penyimpanan dan fitur tambahan. Google Drive adalah opsi yang ramah pengguna berkat antarmuka dan integrasinya yang sederhana dengan Google Docs.
Jika Anda baru menggunakan Google Drive, lihat panduan berikut untuk mengetahui cara membuat akun, mengunggah dan mengunduh dokumen, berbagi file, dan mendapatkan hasil maksimal dari layanan ini.
Mulai
Mengakses Google Drive
tangkapan layar Langkah 1 : Jika Anda belum memilikinya, Anda harus mendapatkan akun Google sebelum melanjutkan dengan Drive. Gratis untuk mendaftar, dan melakukannya akan memberi Anda akses yang lancar dan tersinkronisasi ke semua layanan Google. Anda harus membayar biaya jika menginginkan penyimpanan lebih dari 15 GB, tetapi apakah Anda memilih untuk melakukannya tidak akan memengaruhi kemampuan Anda untuk menggunakan layanan. Mengunduh Google Chrome juga tidak merugikan, mengingat peramban web populer memiliki beberapa ekstensi dan alat yang terintegrasi dengan baik dengan Drive.
Langkah 2 : Setelah Anda mendaftar (atau masuk ke akun Anda yang ada), Anda dapat mengakses Drive melalui browser Anda atau aplikasi seluler khusus, yang saat ini tersedia untuk Android dan iOS.
Menavigasi
tangkapan layar Setelah masuk ke Drive, klik tanda plus warna-warni tombol Baru di pojok kiri atas atau Drive Saya , yang terletak di bagian tengah layar. Di aplikasi seluler, tekan lingkaran dengan tanda plus di pojok kanan bawah. Ini membuka menu yang memungkinkan Anda membuat atau mengunggah file ke Drive. Anda dapat membuat spreadsheet, dokumen kata, presentasi slideshow, formulir, gambar, dan banyak hal lainnya melalui aplikasi pihak ketiga.
Kami tidak akan membahas secara mendalam tentang cara menggunakan masing-masing program gratis ini di sini, tetapi berikut adalah beberapa tip untuk mempelajari cara menggunakan layanan ini dengan cepat:
Kiat 1 : Tombol-tombol di Drive cukup mudah, tetapi jika Anda tidak yakin apa yang dilakukan seseorang, cukup arahkan kursor ke atasnya. Jendela pop-up akan muncul yang menjelaskan fungsi tombol.
Tip 2: Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Office - misalnya, Excel, Word, atau PowerPoint - perangkat lunak Google Sheets, Docs, dan Slides akan terlihat familiar. Mereka beroperasi dengan cara yang sama dan bisa dibilang lebih intuitif. Anda tidak akan menemukan banyak fitur canggih seperti di perangkat lunak Microsoft, tetapi Drive gratis, jadi itulah yang diharapkan.
Tip 3: Meskipun Anda dapat membuka halaman Dokumen, Spreadsheet, atau Slide utama untuk melihat semua file dari jenis tersebut di satu tempat, membuat folder mungkin menjadi cara yang lebih baik untuk tetap teratur. Untuk membuat folder, kliktombol Baru di sudut kiri atas, pilih Folder, danberinama direktori file. Kemudian, cukup seret file Anda ke dalam folder pilihan Anda dari halaman utama Drive.
Anda juga dapat memberi bintang pada file yang ingin Anda akses nanti dengan mengklik Tambah Bintang di menu item itu, meskipun perlu diingat bahwa file tersebut hanya dapat dilihat oleh orang yang menambahkannya dan bukan oleh orang yang Anda bagikan item tertentu. .
Kiat 4: Cara lain untuk menemukan item di Drive dengan cepat adalah dengan memanfaatkan fungsi Telusuri di Drive . Di bagian atas setiap halaman adalah bidang tempat Anda dapat mencari file menggunakan nama atau jenis file. Jika Anda menekan panah yang menghadap ke bawah di bidang ini atau Alat Pencarian Lainnya , Anda dapat menentukan lebih jauh dan mencari file berdasarkan kriteria tertentu, seperti tanggal atau dengan siapa Anda berbagi file.
Memanfaatkan Google Drive secara maksimal
Mengupload dan berbagi dokumen
Untuk mengunggah dokumen ke Drive, klik tombol Unggah File atau Unggah File di bawah Baru atau Drive Saya , dan pilih file dari komputer Anda. Drive sangat bagus untuk penggunaan pribadi, tetapi yang membedakannya dari layanan cloud lainnya adalah alat kolaborasinya yang canggih. Jika Anda perlu bekerja dari jarak jauh dengan seseorang dalam sebuah proyek, Anda dapat berbagi dokumen dengan mereka dan membuat perubahan bersama-sama secara real time.
Untuk membagikan dokumen setelah Anda membuatnya, lihat sudut kanan atas jendela file dan temukan tombol Bagikan .
Untuk berbagi dokumen setelah Anda membuatnya, klik tombol Bagikan di sudut kanan atas, tambahkan kolaborator Anda menggunakan alamat email mereka, dan klik tombol Selesai berwarna biru . Setelah mereka diberikan akses, dokumen tersebut akan muncul di bawah tab Dibagikan Dengan Saya di dasbor Drive mereka, dan tautan ke dokumen bersama juga akan dikirim ke kotak masuk email mereka.
tangkapan layar Anda dapat menggunakan tautan yang dapat dibagikan di bagian bawah menu Bagikan Dengan Orang dan Grup untuk mengirim file melalui teks atau layanan perpesanan lainnya. Cukup klik Salin Tautan di bagian bawah menu itu.
Saat berada di dalam dokumen bersama, Anda dapat melihat siapa lagi yang sedang mengeditnya dengan melihat di sudut kanan atas jendela. Nama kolaborator akan ditampilkan dalam warna berbeda (atau dengan gambar akun mereka), sehingga Anda dapat membedakannya dengan cepat. Arahkan kursor ke warna apa pun untuk melihat siapa yang diwakilinya.
Mendownload dokumen dan mengakses file secara offline
Fitur Drive berguna lainnya adalah kemampuan untuk melihat dan mengedit file meskipun Anda tidak memiliki akses ke internet. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunduh ekstensi Google Dokumen Offline untuk Google Chrome. Setelah diunduh - dan diaktifkan di setelan Drive Anda - Anda dapat mengakses file tertentu (Dokumen, Spreadsheet, dan Slide) bahkan saat Anda sedang bepergian atau tanpa internet selama beberapa jam. Lingkaran abu-abu dengan petir melewatinya akan muncul di sebelah nama file Anda di jendela file, memberi tahu Anda saat Anda offline.
Namun, salah satu kelemahannya adalah Anda hanya dapat mengakses file yang Anda buat dan belum dibagikan dengan siapa pun. Anda juga harus sudah membuka Google Drive di browser Anda untuk melakukannya. Data juga dapat diakses secara offline melalui aplikasi seluler, dengan asumsi Anda telah mengaktifkan fungsi di Pengaturan sebelumnya.
Menambahkan beberapa kolaborator melalui Google Grup
Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan banyak orang, Anda dapat menghindari memasukkan setiap alamat email satu per satu dengan berbagi dokumen dengan seluruh Google Grup. Setiap orang di grup itu (serta orang yang ditambahkan ke grup nanti) akan memiliki akses ke apa pun yang Anda bagikan.
Berbagi banyak file sekaligus
Perlu berbagi banyak file sekaligus? Daripada membagikan setiap file satu per satu, Anda dapat memindahkannya ke dalam folder dan membagikan folder itu. Setiap orang yang Anda bagikan folder akan memiliki akses ke semua data di dalamnya.
Mengonversi dokumen yang dibuat dengan program lain
Perlu berbagi dokumen dengan rekan kerja atau teman agar mereka dapat berkolaborasi di dalamnya, tetapi sudah memiliki file di program lain yang serupa? Tidak perlu khawatir. Selama dokumen dalam format yang benar, sebagian besar file dapat dengan mudah diubah menjadi Google Dokumen, yang kemudian dapat dibagikan dan diedit secara kolaboratif. Untuk melakukan ini, cukup unggah file yang diinginkan dan buka di Drive. Selanjutnya, di layar pratinjau dokumen yang muncul, pilih tombol menu buka -bawah Buka Dengan . Bergantung pada jenis file, Google akan menyarankan program yang sesuai untuk membukanya. Pilih program dari menu itu untuk mengubahnya menjadi format Google Docs. Di bawah ini adalah format file yang saat ini dapat diubah menjadi Google Drive.
| Dokumen | Spreadsheet | Presentasi | Gambar | OCR |
| .dokter | .xls | .ppt | .wmf | .jpg |
| .docx | .xlsx | .pps | .gif | |
| .html | .ods | .pptx | .png | |
| teks biasa (.txt) | .csv | |||
| .rtf | .tsv | |||
| .txt | ||||
| .tab |
Mengembalikan ke versi dokumen yang lebih lama
tangkapan layar Masalah yang signifikan dengan kolaborasi adalah pada umumnya merepotkan untuk memperbaiki sesuatu yang gagal dilakukan orang lain. Terutama dengan dokumen langsung yang dapat diakses oleh banyak orang, melacak perubahan menjadi memusingkan. Untungnya, Anda tidak perlu khawatir jika Anda berada dalam salah satu situasi ini - Google mendukung Anda. Drive menyimpan setiap versi terbaru dari dokumen Anda selama 30 hari atau 100 revisi, mana saja yang lebih dulu. Fitur penyimpanan bawaan memudahkan untuk kembali ke versi file yang lebih lama (bahkan beberapa kali).
Untuk mengambil revisi dokumen yang lebih lama, buka file yang ingin Anda ubah. Klik File> Riwayat Versi . Kemudian, pilih Lihat Riwayat Versi . Layar baru akan terbuka, dan bilah akan muncul di sisi kanan dokumen. Bilah ini mencantumkan revisi sebelumnya dalam urutan kronologis. Klik salah satu dari mereka untuk mendapatkan pratinjau dari revisi spesifik itu. Jika yang Anda cari, klik tombol biru Pulihkan Versi Initombol yang muncul di bagian atas layar. Setelah Anda mengeklik, semuanya akan kembali ke keadaan semula. Fitur bermanfaat lainnya dalam riwayat versi adalah kemampuan untuk melihat siapa yang membuat perubahan. Jika perlu, Anda dapat mengunci dokumen Anda sehingga hanya Anda (dan kolega atau kontak tepercaya) yang dapat mengedit - sambil memberikan hak istimewa hanya lihat kepada pengguna resmi lainnya.
Memanfaatkan aplikasi Google Drive
Drive lebih dari sekadar layanan sinkronisasi file atau rangkaian perangkat lunak perkantoran. Google memiliki rencana yang lebih besar untuk itu. Selain perangkat lunak berpemiliknya, Google menawarkan lusinan aplikasi pihak ketiga melalui Drive. Aplikasi tersebut menawarkan fitur sehingga Anda dapat membuat diagram khusus, mengedit foto, membuat model 3D, membuat sketsa, dan banyak lagi. Sejujurnya, kami bahkan belum menemukan semua yang dapat dilakukan Drive. Namun fitur lain yang kami sukai adalah file apa pun yang Anda buat dalam aplikasi ini akan disimpan dan disinkronkan ke akun Drive Anda, sama seperti aplikasi Google lainnya. Lihat di sini.