Mungkin Anda secara impulsif mengirim email yang kejam kepada seseorang. Atau mungkin Anda mengirim email kantor dan lupa melampirkan dokumen yang dibutuhkan rekan kerja Anda. Jika Anda menginginkan cara untuk mengambilnya kembali, Anda beruntung - jika Anda menggunakan Outlook, begitulah. Itu karena klien email memiliki solusi bawaan untuk situasi seperti ini: Opsi untuk menarik email.
Penarikan kembali email dapat menghentikan penerima untuk melihat email yang tidak lengkap, marah, atau buruk yang Anda kirim. Ikuti instruksi di bawah ini jika Anda ingin menarik kembali email di Outlook. Jika Anda juga ingin mengetahui cara menunda email di Outlook (untuk mencegah pengiriman email semacam itu secara tidak sengaja di masa mendatang), gulir melewati instruksi penarikan kembali untuk melihat panduan tentang cara melakukan hal itu.
Catatan: Instruksi ini tidak akan berfungsi dengan versi Outlook berbasis web - instruksi ini hanya berlaku untuk klien desktop. Selain itu, mereka hanya berfungsi jika Anda dan penerima menggunakan akun Microsoft Exchange dalam organisasi yang sama atau Anda berdua memiliki Microsoft 365.
Bagaimana cara mengingat email Outlook
Langkah 1: Buka folder Item Terkirim Anda dan cari email yang ingin Anda ingat - itu harus ada di bagian atas daftar. Anda harus mengklik dua kali pada email ini untuk membukanya sepenuhnya sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah 2: Klik tab Pesan pada toolbar untuk mengaktifkannya. Selanjutnya, navigasikan ke bagian Pindah dan klik tombol Tindakan Pindah Lainnya yang ditandai dengan surat dan amplop, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Langkah 3: Klik opsi Recall This Message pada daftar drop-down.
Langkah 4: Jendela pop-up muncul di layar Anda. Di sini, Anda memiliki dua opsi: Hapus Salinan yang Belum Dibaca dari Pesan Ini atau Hapus Salinan yang Belum Dibaca dan Ganti Dengan Pesan Baru . Anda juga akan melihat opsi agar Outlook memberi tahu Anda jika proses berhasil atau gagal.
Pilih opsi Anda dan klik tombol OK untuk melanjutkan.
Jika Anda menghapus pesan tersebut, selamat! Jika Anda ingin menggantinya, lanjutkan ke langkah 5.
Langkah 5: Jika Anda memilih untuk membuat pengganti, Outlook membuka layar kedua sehingga Anda dapat merevisi pesan. Saat Anda membuat email baru, Outlook mengingat pesan lama Anda dan menampilkan pemberitahuan (jika Anda memilih opsi itu). Cukup klik tombol Kirim setelah Anda selesai dengan pesan yang direvisi.
Catatan: Jika Anda mengirim pesan penarikan, itu tidak benar-benar membuat email lama Anda menghilang. Untuk menghilangkan pesan asli, penerima mungkin perlu membuka pesan penarikan terlebih dahulu. Inilah sebabnya mengapa Anda harus mengetik "URGENT" atau sesuatu yang serupa dalam judul pesan penarikan sehingga dibuka sebelum email pertama yang menyinggung. Lanjutkan untuk penjelasan yang lebih panjang. Microsoft juga menyatakan bahwa, dalam beberapa kasus, penerima mungkin diberi tahu ketika pesan yang ditarik dihapus dari kotak masuk mereka. Jadi, ingatlah bahwa meskipun mengingat email, penerima mungkin masih tahu bahwa pesan yang rusak atau menyinggung telah dikirim kepada mereka meskipun mereka tidak dapat melihatnya.
Mengapa penarikan kembali email tidak selalu berhasil
Original text
Memulai proses penarikan kembali tidak berarti itu akan bekerja seperti yang Anda inginkan. Dengan kecepatan internet saat ini (kecuali Anda tinggal di zona mati), email yang salah itu mungkin sudah menunggu di kotak masuk seseorang, yang menimbulkan sejumlah masalah. Berikut adalah faktor-faktor yang dapat membatalkan penarikan Anda - atau setidaknya membuat prosesnya menjadi lebih rumit.
- Pesan yang dibuka: Jika penerima membuka email Anda, Anda tidak dapat menariknya kembali. Penerima masih bisa mendapatkan dan membaca pesan penarikan kedua, tetapi pesan asli tetap berada di kotak masuk Outlook mereka. Itulah salah satu alasan mengapa Anda harus bertindak cepat.
- Mengalihkan ke folder lain: Jika pesan pertama Anda mengaktifkan filter dan Outlook mengalihkannya ke folder tertentu, penarikan kembali Anda akan gagal. Opsi penarikan hanya memengaruhi email yang tetap ada di kotak masuk. Jika pesan pertama menunggu di tempat lain, pesan itu tidak akan hilang.
- Folder publik: Jika ada yang membaca email pertama Anda yang bersembunyi di folder publik, penarikan kembali gagal. Tidak masalah penerima atau akun login mana yang menandai email sebagai telah dibaca - itu masih terlambat.
- Klien email lainnya: Fungsi penarikan kembali berfungsi dengan Outlook. Jika Anda mengirim email ke seseorang yang menggunakan Gmail, misalnya, penarikan kembali tidak akan berfungsi.
- Aplikasi seluler: Jika Anda menggunakan pengaturan Exchange ActiveSync untuk Outlook di perangkat seluler, maka opsi penarikan mungkin tidak berfungsi. Ini terjadi karena sistem menjalankan versi Outlook yang berbeda saat disinkronkan, dan tidak dapat menyelesaikan prosesnya, terutama jika perangkat seluler Anda offline.
Ada banyak kendala untuk fitur kecil yang berguna ini, tentu. Jika penarikan Anda tidak berhasil, berikut adalah dua ide bagi Anda untuk meningkatkan skenario:
Solusi 1: Tulis permintaan maaf. Selain memastikan untuk memeriksa ulang email Anda sebelum dikirim, ini adalah solusi paling sederhana untuk masalah tersebut. Jika Anda salah mengirim email ke orang / orang yang salah dan tidak terlalu buruk, hemat waktu Anda dan tuliskan catatan permintaan maaf singkat. Ini berhasil bagi kebanyakan orang, dan Anda tidak perlu khawatir lagi.
Solusi 2: Tunda email Anda. Jika Anda memiliki kasus email butterfingers atau selalu sibuk membalas dan meneruskan informasi sensitif, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menunda email Anda. Anda dapat melakukan ini untuk semua email Outlook dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Klik File di pojok kiri atas.
Langkah 2: Gulir ke bawah dan pilih Kelola Aturan dan Peringatan .
Langkah 3: Jendela pop-up Rules and Alerts muncul di layar Anda. Klik opsi Aturan Baru .
Langkah 4: Di jendela pop-up kedua, pilih Apply Rule on Messages I Send yang terdaftar di bawah Start From a Blank Rule . Klik tombol Next untuk melanjutkan.
Langkah 5: Abaikan semua yang ada di daftar kondisi dan klik tombol Berikutnya . Selanjutnya, klik tombol Yes di pop-up konfirmasi kecil.
Langkah 6: Pilih opsi Defer Delivery By a Number of Minutes . Klik link A Number Of , dan pop-up muncul meminta Anda untuk suatu durasi. Masukkan angka - maksimum 120 menit - dan klik tombol OK . Klik tombol Next untuk melanjutkan.
Langkah 7: Pilih pengecualian jika perlu dan klik tombol Berikutnya untuk melanjutkan.
Langkah 8: Beri nama aturan Anda, dan jika ada kotak centang Turn On This Rule , pilih itu. Klik tombol Selesai .
Jika seluruh proses ini membuat Anda buruk di klien email Outlook, Anda selalu dapat menggunakan alamat sekali pakai.